In vielen Unternehmen wird die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter noch immer manuell erledigt. Die Konsequenz: Wertvolle Arbeitszeit geht dabei verloren und kostet Geld.
Jedes vierte Großunternehmen setzt bei der Reisekostenabrechnung ausschließlich auf Excel, Word oder andere Arten der manuellen Bearbeitung. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie „Buchhaltung 4.0: Digitale Transformation in der Reisekostenverwaltung“ von Concur, einem Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. Weitere 41 Prozent der Studienteilnehmer sind lediglich teilautomatisiert aufgestellt. Dabei könnten auch sie durch eine Vollautomatisierung ihrer Prozesse Zeit und Geld sparen.
Prüfung von Abrechnungen größter Zeitfresser
Reisekostenabrechnungen sind mit Abstand der zeitintensivste Faktor im Ausgabenmanagement. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen die verantwortlichen Mitarbeiter durchschnittlich mit Prüfung, Verbuchung und Fehlerkorrektur. Ein Fünftel der Befragten benötigt hierfür sogar die gesamte Arbeitszeit. Knapp ein Drittel der Studienteilnehmer muss zwischen 50 und 74 Prozent der Zeit am Arbeitsplatz dafür aufbringen. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung wiederum nimmt die Prüfung der Spesen die meiste Zeit in Anspruch – rund 55 Prozent. Ein Drittel entfällt auf die Verbuchung der Abrechnungen und immerhin noch elf Prozent werden für die Fehlerkorrektur benötigt.
Reisekostenabrechnung: Wunsch nach vollständiger Digitalisierung
Unabhängig vom derzeitigen Automatisierungsgrad beim Bearbeiten der Reisekostenabrechnungen befürwortet die Hälfte der Befragten eine vollständige Digitalisierung und die Abschaffung aller papierbasierten Prozesse. Die für die Reisekostenabrechnungen zuständigen Mitarbeiter schätzen dabei ihre eigene Aufgeschlossenheit gegenüber Prozessoptimierungen weitaus höher ein als die ihres Unternehmens.
„Die Digitalisierung erfordert ein unternehmensweites und umfassendes Umdenken. Sie verändert unsere Art zu arbeiten, zu kommunizieren und Informationen zu teilen. Viele Firmen halten immer noch an einem veralteten Abrechnungsprozess ihrer Reisekosten fest: mit Word, Excel-Tabellen, auf Papier aufgeklebten Belegen und der Nutzung externer Resourcen in sogenannten „Shared Service Centern“. Vielen fehlt eine digitale Strategie, vor allem im Ausgaben- und Reisemanagement. Im Bereich Digital Business Agility gibt es, das hat unsere Umfrage eindrücklich gezeigt, noch viel zu tun“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director Concur DACH.
Weitere Ergebnisse der Concur-Studie finden Sie auf TRAVELbusiness.at
