78% der Beschäftigten von deutschen Großunternehmen nutzen ihr Firmen-Intranet mindestens einmal täglich – aber nur jeder Zweite ist mit seinem wirklich zufrieden. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Marktforschungsinstituts Facit Digital unter 500 Angestellten deutscher Unternehmen mit 10.000 und mehr Mitarbeitern.
Am zufriedensten mit ihren Intranets sind Mitarbeiter der Branchen Metall & Elektronik (71%), Finanzen & Versicherungen (66%), Chemie & Pharma (63%), Telekommunikation & IT (61%) und Automobil (59%). Unter die 50%-Marke rutschen hingegen die Branchen Handel (49%), Öffentlicher Dienst (47%) und Transport & Logistik (45%) – im Schnitt liegt die Zufriedenheit bei 55%, damit ist aber fast jeder zweite Mitarbeiter der abgefragten Unternehmen mit seiner Intranet-Lösung nicht zufrieden. Dabei nutzen fast 80% der Befragten ihr Intranet mindestens einmal pro Tag – über die Hälfte sogar mehrmals täglich und mehr als ein Viertel dabei auch länger als 15 Minuten.
Was Intranets brauchen
Besonders häufig nutzen Mitarbeiter Dienste wie Arbeitszeitverwaltung, Urlaubsanträge, Mitarbeiterverzeichnis und interne Nachrichten, Fachartikel, Informationen zu Produkten und Lösungen des eigenen Unternehmens, Informationen und Buchung interner Weiterbildungsmöglichkeiten und vor allem die Suchfunktion. Vergleichsweise selten genutzt werden „soziale“ Angebote wie Linklisten und Social Bookmarks, Foren und Blogs, Fotogalerien und Videos von Firmenveranstaltungen sowie Sport- und Freizeitangebote.
Eine intelligente Suchfunktion ist für 71% der Befragten die mit Abstand wichtigste Zutat für ein gutes Intranet. Und auch wenn diese aktuell in den Intranets oft genutzt wird, ist nur etwas mehr als die Hälfte damit zufrieden.
Größte Herausforderungen: Bedienbarkeit und Verortung von Inhalten
Der größte Handlungsbedarf liegt bei deutschen Intranets in den Bereichen Usability und Informationsarchitektur, also der Verortung der Inhalte und Funktionen des Intranets. Beide Bereiche sind für die Zufriedenheit der Nutzer am wichtigsten – gleichzeitig sind hier besonders viele Nutzer unzufrieden:
Informationsarchitektur: 38% der Befragten finden, dass die Verortung der Inhalte nicht immer nachvollziehbar sei.
Usability: Nur 58% sagen, dass die Nutzung des Intranets ihnen zu effizienterer Arbeit verhilft. Nur 64% finden gesuchte Informationen in einer angemessenen Frist.
Handlungsbedarf gibt es auch bei (für die Nutzer allerdings nachrangigen) „weichen“ Faktoren wir der Vermittlung eines Gefühls der Zusammengehörigkeit und der Identifikation mit dem Unternehmen.
Mobiles Intranet ist noch unterentwickelt
Während laut Arbeitsgemeinschaft Online Forschung aktuell 73% der deutschen Internetnutzer allgemeine mobile Angebote nutzen, können nur 29% mobil auf ihr Intranet zuzugreifen. Nur 39% hiervon sprechen von einer guten Benutzbarkeit ihres Intranets auf mobilen Geräten. Uneingeschränkte Mobilfähigkeit sehen die User denn auch als wichtigstes Trendthema bei Intranets.
Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor
Fast die Hälfte der Befragten (46%) nutzt das Intranet mindestens zehn Minuten pro Sitzung. Bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern würden somit über 2.000 Personentage pro Jahr auf die Nutzung des Intranets entfallen. „Ein effizient nutzbares Intranet kann in Unternehmen beträchtliche Arbeitszeiten und somit Kosten einsparen“, sagt Michael Wörmann, Geschäftsführer von Facit Digital. Allerdings würden Intranets seltener optimiert als beispielsweise E-Commerce-Websites, bei denen Mehrumsätze durch bessere Usability sofort sichtbar seien.
Die Studie
In einer bundesweiten Online-Panelbefragung wurden 500 Angestellte von Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern befragt, die das Firmen-Intranet nutzen. Die Ergebnisse der Studie sind auch unter facit-group.com/studien/intranets verfügbar.
