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Mehr als 58.000 Schindler-Mitarbeiter in 100 Ländern tragen dazu bei, dass die Passagiere von neuesten Zukunftstechnologien bei Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen profitieren. In Österreich umfasst der Tätigkeitsbereich Neuinstallationen, die Modernisierung von bestehenden Anlagen, Wartung und Instandhaltung, sowie die Installation und den Betrieb von Notrufkommunikationssystemen mit Unterstützung des eigenen Call-Center als Basis für 24 Stunden Einsatzbereitschaft.

Ausgangssituation bei der Schindler Aufzüge und Fahrtreppen GmbH

Hermann Gugerell
Hermann Gugerell, Leiter Personalverrechnung bei Schindler Foto: Schindler

„Die Manager hatten oft zu wenige aussagekräftige Daten parat. Wenn es beispielsweise um die Betreuung mehrerer Objekte mit Aufzügen ging, was präzise Planung erfordert, konnte es durchaus sein, dass benötigte Monteure zu diesem Zeitpunkt dar nicht verfügbar waren. Sie mussten gerade eine zu hohe Zahl an Überstunden abbauen – das konnten die Führungskräfte nicht rechtzeitig wissen, da solche Informationen nicht direkt verfügbar waren.“

 

Handlungsbedarf für die Personalverrechnung

Für Hermann Gugerell, Leiter der Personalverrechnung bei Schindler, war damit eines ziemlich klar: Es herrscht Handlungsbedarf in der österreichischen Dependance des internationalen Spezialisten für Aufzüge und Fahrtreppen hinsichtlich der Bereitstellung relevanter Belegschaftsdaten. Der Einsatz von Excel zur Verwaltung von 450 Mitarbeitern war auf der letzten Ebene der Effizienz angekommen.

Das höchst aufwändige Zusammenführen von Daten und die schwierige Darstellung von Kennzahlen in eher unübersichtlichen Files verursachte auch klare Nachteile – etwa wenn die Niederlassungen in den Bundesländern unterschiedlichen Zugang und verschiedene Sichtweisen auf Daten haben, weil keine zentrale Plattform existiert. Falsche Reaktionen von Verantwortlichen aufgrund mangelhaft aufbereiteter Informationen können wiederum negative Folgen haben – bis hin zu Gewinneinbußen aufgrund von Fehlentscheidungen.

QlikView: 360° Sicht für rasches Handeln

Das Erstellen von Excel-Sheets aus SAP® und dem Zeiterfassungssystem DPW heraus ist nicht nur aufwändig – sondern kontraproduktiv in Zeiten, wo in Unternehmen rasches Handeln in einem dynamischen wirtschaftlichen Umfeld gefragt ist. Dies gilt auch für Human Resources: Führungskräfte benötigen eine kontinuierliche 360°-Sicht über die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter, Abwesenheiten, Urlaub oder Zeitsalden. Gugerell drückte deshalb auch den Startknopf für die Anschaffung einer Business Intelligence-Software, um die Situation auf ein neues Level zu heben.

Nach kurzem Widerstand erfolgte nach Präsentationen und Vergleichen mit anderen Systemen das „Ja“ der Geschäftsleitung. Die Wahl fiel dabei auf die Self-Service-BI Lösung QlikView, denn jene Lösung war konzernweit bereits im Einsatz und konnte so auch die Wiener Verantwortlichen überzeugen. Rund 5 Wochen dauerte der Prozess von der Erstellung über die Testläufe bis zum Einsatz. Die Schulung der 45 Anwender erfolgte in der Wiener Zentrale sowie in den Bundesländer-Standorten via Webkonferenz. Nach nur einer Stunde Lehrzeit konnten die Anwender zur Tat schreiten. Der Support erfolgt durch Gugerells Abteilung.

QlikView für leichtere Arbeitsabläufe

Jetzt werden pro Monat sieben Files mit einem Volumen von etwa 4,5 MB erstellt. Gugerell über den Aha-Effekt hinter QlikView: „Die Anwendung ist einfach zu installieren, spürbar userfreundlich, reduziert nachhaltig den Aufwand und spart Zeit. Alle Daten stehen auf einer auch grafisch sehr ansprechend gestalteten Oberfläche rasch und übersichtlich zur Verfügung. Wir benötigen damit ungefähr ein bis zwei Tage weniger im Monat als in früheren Zeiten. Die Reports sind nach 1,5 Stunden finalisiert und nicht wie früher nach einem Tag. Das hat die Arbeitsabläufe erheblich erleichtert.“

Für das Management ist das Planungsleben somit leichter geworden. Sämtliche Daten sind perfekt aufbereitet mit einem Klick abrufbar und schaffen so eine breite Wissens-basis – auch mobil über das Laptop, wenn Führungskräfte etwa auf Baustellen Einsätze besprechen. Damit können Manager optimal auf Entwicklungen reagieren, wenn beispielsweise Personal-Aufstockungen für ein Projekt nötig sind. Überstunden sind jetzt durch gezielte Personal-Planung vermeidbar, da das Entstehen von Zeitsalden bei einzelnen Fachkräften nun auch transparent wird.

Zeit ist Geld: Reduzierte Kosten im HR-Bereich

Die finanziellen Kosten lassen sich im Vergleich zur Vergangenheit durch QlikView in der Praxis gleichfalls um 10 bis 20 Prozent senken – nicht nur aufgrund der höheren Effizienz direkt im Bereich der Human-Resources-Tätigkeiten. Das Personal lässt sich besser für die Arbeit einteilen, im besten Fall können Überstunden vermieden oder gesenkt werden.

Solche Resultate wirken motivierend – deshalb ist der Einsatz von QlikView auch in weiteren Abteilungen angedacht. „Die Soft-ware erlaubt eine neue Sichtweise auf Daten. Das Unternehmen kann agieren, statt immer nur zu reagieren“, sagt Gugerell. „Wenn zu viel Zeit für Entscheidungen verstreicht, ist das ein Nachteil. Wer konkurrenzfähig bleiben will, muss die Ressourcen optimal nutzen. Zeit ist Geld.“